Leading to 2020: Van buiten naar binnen

Activiteit: 
Leading to 2020: Van buiten naar binnen
Hoofdafbeelding: 
Subafbeelding(en): 
Verslag: 

Scenarioplanning – omgaan met verrassingen
Bedrijfskundigen leren gebruik te maken van reeksen modellen waarmee zij hun organisaties en de omgeving daarvan inzichtelijk menen te maken. Zij zetten diezelfde modellen in om er de werkelijkheid mee te plooien naar beelden van een gewenste toekomst. Mensen die dat heel goed kunnen, noemen we veranderkundigen, een speciaal type bedrijfskundigen. Echter, de werkelijkheid is niet te vatten in een model, en een model wordt nooit de werkelijkheid. Bart Hamming liet de aanwezigen op de derde avond van het BRUG jaarprogramma 'Leading to 2020' een andere wijze van gebruikmaken van modellen ervaren.

Na de workshop over stakeholders stond deze workshop in het teken van scenarioplanning. Bart nam de aanwezigen mee in een voor bedrijfskundigen atypische benadering van het begrip scenarioplanning. Hij presenteerde niet zozeer modellen of (bedrijfskundig) geijkte theorieën. Temeer legde hij de deelnemers in een opbouwende programma een set van samenhangende vragen voor, die tezamen aanzetten tot gestructureerd en consistent activeren van kennis en ervaring, die elk van de deelnemers in zijn of haar rugzak bij zich draagt.

Volgens Bart kun je goed en effectief élk scenario aan, wanneer je je voorbereiding, je planning zo je wilt, vanuit drie verschillende invalshoeken voorelkaar hebt: a) beseffen wat leiding geven is en wat dat vraagt, b) besef van welke rol elke betrokkene heeft, en hoe deze rollen met elkaar verbonden zijn en c) een ontwikkelingsgerichte sturing op het proces. Door heel gericht en open vragen te stellen, vertelden de deelnemers zichzelf hoe zij – met ieder een concrete casus in zijn of haar gedachten – hun voorbereiding voor elkaar heeft en welke zaken toch nog aandacht behoeven.

Bevragend vanuit het eerste perspectief, over leiding geven, vroegen de deelnemers zich af in hoeverre zijzelf gewaar zijn van de kernopgave van elke leidinggevende, namelijk het behalen van resultaten met behulp van mensen. Dat met behulp van wordt nogal eens vergeten. Deelnemers dachten ook na over het meer of minder in balans zijn van de verdeling van hun aandacht aan zowel de vraag van de klant, als de systemen en de middelen waarmee de resultaten geboekt moeten worden, alsook de mensen met behulp waarvan de middelen ten behoeve van de beantwoording van de klantvraag worden ingezet. Nogal wat managers vergeten de mensen en de vraag van de klant. Nogal wat ondernemers vergeten de omvang van hun middelen en de capaciteiten van hun mensen. En enthousiaste professionals zijn wel eens alles uit het oog verloren, behalve hun eigen 'hobby' en ideeën. De opgave voor een leidinggevende om telkens op het juiste moment, in de juiste mate aan de juiste mensen en de juiste dingen aandacht te geven, geeft aan hoe lastig het is om werkelijk goed leiding te geven. Alle How to ... en Seven steps to ... en andere aanstekelijke verhalen over leiderschap ten spijt.

Over het perspectief van rollen vertelde Bart, dat hij in elke werksituatie drie rollen onderkent: iemand die iets wil en daartoe het mandaat heeft – aangeduid als initiator– , iemand die dat wil en gaat doen – aangeduid als actor – en iemand die daarbij ondersteuning biedt. Met vragen daartoe aangezet ontdekte menig deelnemer, dat de door zichzelf aanvankelijk toegedachte rol toch net anders bleek te zijn: menig actor bleek te moeten onderkennen de facto een ondersteunende rol te moeten spelen. Ook ontdekte menig ondersteuner niet zozeer te ondersteunen maar temeer zich namens de initiator als een plaatsvervangend opdrachtgever te gedragen. Bart liet zien hoe het systeem van deze drie met elkaar verbonden rollen te veranderen is tot een dynamisch en effectief systeem, door de verbindingen anders te leggen.

Tenslotte liet Bart de deelnemers nadenken over hun eigen cases, met het oog op de sturing – of misschien beter: de regie – op het proces van hun casus. Vanuit zeven verschillende maar onderling samenhangende perspectieven legde Bart de deelnemers vragen voor, die hen via het erover nadenken inzicht verschafte over de stand van zaken en aandachtspunten. Voorbeelden van dergelijke vragen: wie is werkelijk jouw opdrachtgever, en hoe is het gesteld met de kwaliteit van je relatie met deze figuur? Welk beeld van de situatie heb je als klaar is waaraan je werkt, en welke beeld heeft jouw opdrachtgever van dat resultaat? Voor wie doen jullie eigenlijk wat jullie doen? (En, zitten zij daarop te wachten?). Wat is het in de klus waaraan je werkt waarvan je energie krijgt? Volgens welke principes en vanuit welke uitgangspunten werk je?

Bart legde uit dat het belangrijker is om deze vragen als denkbeeldige bril te gebruiken, om te kijken naar hetgeen je aan het doen bent, dan dat je nodig antwoorden moet hebben. Immers: zolang je een vraag 'in leven' hebt, heb je reden om te bewegen (in je denken). Zodra je een antwoord hebt, of een oplossing, heb je op dát gebied geen reden om te bewegen meer. Vragen veroorzaken beweging, antwoorden brengen tot stilstand. En in een proces wil je juist beweging hebben! In ieder geval kwamen meerdere deelnemers uit op uiterst praktische ideeën voor een aantal volgende stappen, die in hun proces betekenisvol zijn.

Afsluitend konden de deelnemers beamen, dat het op orde hebben van alle drie onderdelen (leiding, rollen en sturing op processen) inderdaad 'handig' is om welk scenario dan ook maar aan te kunnen. Wanneer het je lukt om voortdurend alle drie zaken tegelijk de juiste aandacht te geven, heb je de omgang met elke verrassing die zich voordoet, slim en voorbereid om te gaan. Je incorporeert de verrassing als een alledaags gegeven, zodat je dan eigenlijk alleen nog maar verrast wordt, als er géén verrassingen zijn.

Ook beaamden de deelnemers dat een en ander zeker niet vanzelfsprekend is en juist een tamelijk lastige opgave. Het vraagt veel van je bewustzijn en je vermogen je aandacht geconcentreerd te richten, terwijl je tegelijkertijd een open blik moet zien te houden voor hetgeen zich buiten je gefocuste blik afspeelt. Op deze en andere persoonlijke vermogens gaat het programma op dinsdagavond 15 september in. Ofwel: to be continued. Een fijne en zonnige zomer gewenst!

Klik hier voor alle deelnemers.